En uge i hver måned, ses der på hvordan alle foreninger har udnyttet deres tider. Hver tid som har været booket, men ikke udnyttet (også kaldt nultælling) bliver foreningen orienteret om via mail. For at en tid tæller for at været udnyttet, skal der mindste have været 2 personer til stede. Steder med automatiske optællinger, er der to optællinger i timen, og der vil gennemsnittet blive brugt, om der er mindst 2 personer. Foreningerne vil også få at vide, hvor mange uger i træk en specifik tid ikke har været brugt.

I udvalgte perioder kan der foretages følges hver 2. ugen på faciliteter med automatisk optællinger. Dette kan gøres i starten af indendørssæsonen, samt i starten af sommer- og vintersæsonen for udendørsfordelingen. Det kan blive gjort for at hurtigere at få afklaret, om nogle booket tider bliver uudnyttet og kan komme andre til gode.

Har man fx en træning der går fra 19-21:30, og der har været aktivitet kl. 19-20, men ikke fra 20-21:00 og 21-21:30, så vil foreningen få en mail med, at tiderne i følgende to tidsrum ikke har været brugt: 20-21:00 og 21-22:00. I tidsrummet kl. 21-22:00, vil kun optællingen kl. 21:15 blive brugt og ikke optællingen kl. 21:45, da ens booking slutter kl. 21:30.

Alle dataene bliver automatisk behandlet et i program. Der bliver jævntlig lavet stikprøver og at sikre, at der ingen fejl er i systemet.

Udover opfølgning en gang om måneden, holdes der løbende øje med om en forening gentagne gange i træk ikke bruger en eller flere af deres tid(er). Sker dette vil foreningen blive bedt om at redegøre for nultællinger, med baggrund i mulig fratagelse af den pågældende tid. Proceduren er forskelligt, alt afhængig af om det er en facilitet med automatisk eller manuel optælling:

Ved automatiske optællinger

1. Ved mindst 4 nultællinger i træk i samme tid, bliver foreningen gjort opmærksom på, at hvis det sker 2 gange mere, kan de risikere at miste pågældende tid.
2. Ved yderligere 2 nultællinger i træk i samme tid, får foreningen besked igen og bedes indenfor 8 dage at give svar på hvorfor der er har været uudnyttet tid i perioden.
3. Ud fra svaret vurderer idrætsudvalget om tiden skal fratages.

Ved manuelle optællinger (personalet tæller op en udvalgt uge om måneden)

1. Ved mindst 2 nultællinger i træk i samme tid, bliver foreningen gjort opmærksom på, at hvis det sker 2 gange mere, kan de risikere at miste pågældende tid.
2. Ved yderligere 1 nultællinger i træk i samme tid, får foreningen besked igen og bedes indenfor 8 dage at give svar på, hvorfor der er har været uudnyttet tid i perioden.
3. Ud fra svaret vurderer idrætsudvalget om tiden skal fratages.

Hvis man ved på forhånd at der er en tid man ikke bruger, ligemeget om det er en enkel gang eller en fast tid, skal man afmelde tiden.

Inde på vores booking portal er det muligt at afmelde/redigere en enkel træning eller hele sin sæsonbooking.

Afmelder en forening dele eller resten af en af deres sæsonbookinger, har de stadig fortrinsret til tiden, ved næste sæsonfordeling. Hvis tiden til gengæld bliver frataget, grundet idrætsudvalget har vurderet, der har været for mange nuloptællinger, har foreningen ikke fortrinsret til tiden ved næste sæsonfordeling.

Har man brug for hjælp, kan man kontakte Thomas, som er bookingansvarlig på tk@fiu-frederiksberg.dk.

GDPR-sikkerhed er en toprioritet hos, og derfor er der også sikkert at alt, er som det skal være:

• Alle billeder, der genereres af aktivitetsenhederne undergår automtisk sløring af personerne på billederne. Dette sikrer, at ansigter ikke er genkendelige og beskytter enkeltpersoners privatliv. Man kan se et eksempel på et sløret billede herunder.
• I vores system til aktivitetsoptællinger har Frederiksberg Idræt, Frederiksberg Kommune eller andre bruger aldrig adgang til personfølsomme data. Dette inkluderer oplysninger, der kan relateres til enkeltpersoner, og sikrer, at der opretholdes en høj grad af datasikkerhed og overensstemmelse med GDPR.

I forbindelse med idrætsudvalgets arbejde med halfordelingen vil idrætsudvalget inddrage optællingsværktøjet og resultaterne heraf med henblik på at optimere udnyttelsen af alle idrætsfaciliteter. Såfremt en haltid ikke har været udnyttet i store dele af den foregående sæson, kan idrætsudvalget efter forudgående dialog med pågældende forening inddrage denne tid til anden forening/idræt i næste sæsons halfordeling.