I forbindelse med halfordelingen for den kommende sæson er der tilknyttet en opgave i forbindelse med hver forenings sæsonbooking(er). Nemlig ; oprettelse af bookinganmodninger på holdniveau i Frederiksberg Bookingportal samt tilknytning af en kontaktperson til disse hold.

BEMÆRK:
– Tider på udendørs anlæg skal der ikke lave bookinganmodninger for. De bookes pt. af FIU.
– Der skal ikke laves bookinganmodninger i KU.BE. KU.BE står selv for bookingerne i deres eget system.

FORMÅL:
Når vi stiller krav om, at I løser denne opgave, så det naturligvis, fordi det tjener nogle vigtige formål omkring bedst mulig anvendelse af faciliteterne samt sikring af direkte kommunikation i forbindelse med aktiviteter. Samlet set vil oprettelse af aktiviteter på holdniveau samt tilknytning af en sekundær kontaktperson såsom en træner/instruktør (foreningens hovedmail er automatisk primær kontaktperson) føre nogle ubestridelige fordele med sig for alle.

FORDELE:
– Optimering af brug af faciliteter: Trænere/instruktører/undervisere/ledere vil selv kunne håndtere ændringer til bookinger, dvs. annullere allerede godkendte bookinger. Dette vil sikre øget dynamik omkring brugen af faciliteter. De sekundære kontaktpersoner kan også selv anmode efter ledige tider.
– Hjælp til de centrale bookingansvarlig samt direkte besked til trænere: Det vil have en aflastende effekt ved, at jeres forenings overordnede bookingansvarlige ikke skal være bindeled/videreformidler/flaskehals for alle forespørgsler/ændringer/annulleringer af tider. Det vil nogle gange være med kort varsel og hvor det vil være hensigtsmæssig at de sekundære kontaktpersoner får besked direkte, så de kan reagere på beskeder uden at være afhængig af den central bookingansvarlige.

HJÆLP:
Vi har udarbejdet to vejledninger og en Q&A, der trin for trin tager jer gennem både oprettelse af seriebookinganmodninger og oprettelse af sekundære kontaktpersoner.
– Vejledning til oprettelse af seriebookinganmodning
– Vejledning til oprettelse af sekundære kontaktpersoner
– Q&A / FAQ i forbindelse med seriebookinger og tilknytning af sekundære kontaktpersoner

Ved efterfølgende sæsoner vil der kunne arbejdes videre med de allerede oprettede hold og kontaktpersoner, så det er altså ikke sådan så det hele skal bygges op fra bunden hvert år. I år vil opgaven være lidt større, men vi håber, at vejledningerne kan hjælpe, og ellers står vi i FIU’s administration til rådighed med hjælp og vejledning pr. mail og telefon. Kontakt Dorthe på dmo@fiu-frederiksberg.dk eller 23356915.

DEADLINE:
Deadline for at oprette seriebookinganmodninger for jeres forenings hold er mandag den 22. juni 2020. Sekundære kontaktpersoner kan tilføjes på et senere tidspunkt, men skal selvfølgelig være oprettet og tilknyttet relevante hold inden sæsonstart.

AFLYSNINGER:
Det er til enhver tid foreningens eget ansvar at holde sig orienteret om aflysninger. Se her hvordan: Vejledning til at se aflyste tider og afbooke tider